Quelle définition pour la Digital Workplace ? Véritable espace de travail transposé dans le numérique, la Digital Workplace (espace de travail virtuel en traduction littérale) a pour ambition d’imbriquer les logiciels indispensables au travail des utilisateurs avec plus de facilités dans les partages, la co-construction et la collaboration synchrone.

Définition de la digital workplace et état des lieux

Digital Workplace

Définition de la digital workplace

La digital workplace est un environnement de travail numérique. Son objectif est de mettre à disposition de l’utilisateur tous les outils numériques nécessaires à son activité et les informations de l’entreprise dont il a besoin.

Les progrès de l’informatique ont effectivement donné aux utilisateurs de nombreux outils numériques leur permettant d’augmenter leur productivité et de réaliser de nouvelle tâches, mais ces outils ont aussi apporté de nouvelles contraintes :

  1. Cloisonnement des applications, manque d’aspect collaboratif, difficulté d’accès à la donnée, problèmes rencontrés lors d’une utilisation en mobilité… Un vaste champ de problématiques apparait ainsi, de l’infrastructure au logiciel, en passant par le travail collaboratif ;
  2. Une digital workplace bien mise en œuvre lisse ces défauts pour fournir à l’utilisateur une expérience de travail sans couture, en liant les applications entre elles, avec les autres utilisateurs et entre les terminaux. Elle va ainsi rassembler sur un même espace tous les outils numériques dont a besoin l’utilisateur : logiciels (CRM, ERP, etc.), applications métiers, moyens de communication (mails, partage de documents, tchat…) ou encore agendas. Un système d’API permet également de connecter des applications et les intégrer les unes aux autres, dans la mesure du possible.

Le concept de digital workplace s’oppose aux anciens outils de communication interne comme l’Intranet ou le courrier électronique classique (et le Wiki aussi dans une certaine mesure), auxquels il se substitue afin d’apporter souplesse, travail en commun et synchronicité.

La digital workplace parfaite n’existe pas encore, même si de nombreuses solutions du marché existent et s’en approchent. Celles-ci ont vu une augmentation considérable de leur adoption pendant la période du confinement lié au COVID-19 et après.

Les principaux acteurs sur le marché

Le terme de digital workplace pourrait se référer aux principaux acteurs qui proposent un large panel de logiciels de bureautique et de collaboration : Microsoft, avec Officie 365, et Google avec G Suite. Si de nombreux besoins sont couverts, le manque d’intégration entre les différentes applications de ces suites, mais également avec les applications externes, n’en font pas toujours des digital workplace à part entière. Dans un dossier réalisé par Lecko en 2020, deux types de solutions sont identifiées :

  • Le portail:  il est conçu comme un centre de notifications où l’utilisateur peut retrouver ses dernières tâches, son agenda ou encore ses mails, en une seule page. Les acteurs principaux sont Jalios, Lumapps, et Powell.
  • La messagerie d’équipe: dans cette configuration, l’utilisateur est davantage acteur de la digital workplace, puisqu’il interagit directement avec les membres de son projet et les bots des applications qui lui apportent les informations dont il a besoin. Les principaux fournisseurs de cette offre sont Slack, Trello, Talkspirit, Jamespot, Workplace et Teams.

Au-delà des outils eux-mêmes, c’est un changement de culture qui doit s’opérer dans l’entreprise, comme le confirme notre analyse du rapport Lecko de 2020 (lien ci-dessous). Dans ce domaine, de grands efforts restent à faire.

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